Jak wybrać salę konferencyjną?

Dodano: 17.12.2018

Przygotowanie każdej konferencji zaczyna się od pomysłu. Niezależnie od tego, czy chodzi o zwiększenie świadomości na temat jakiegoś problemu czy zbudowanie platformy dla nowych pomysłów, celem będzie zaplanowanie konferencji. Jednak przed zaangażowaniem się w etap planowania, musimy zdecydować się jakie będzie miejsce, czas i kluczowe tematy.

Idealne miejsce konferencji

Jeśli chodzi o miejsce konferencji, powinniśmy zastanowić się nie tylko nad określoną lokalizacją. Musimy się też zastanowić nad wielkością sali, oświetleniem, możliwościami sali. Warto przestrzegać kilku podstawowych wskazówek.

Kiedy szukać sali konferencyjnej?

Nie ma konkretnych ram czasowych, których powinniśmy się trzymać. Biorąc pod uwagę różnice między typami konferencji, porami roku, lokalizacjami i celami klientami, nie ma jednego uniwersalnego terminu. Musimy przede wszystkim zwrócić uwagę na trzy aspekty: budżet na konferencję, podstawowe wymagania, dotyczące przestrzeni i wielkość wydarzenia. Szukanie miejsca konferencji bez znajomości kluczowych parametrów przypomina szukanie igły w stogu siana.

Jak szukać sali konferencyjnej?

Bardzo prostą zasadą sprawdzenia dostępności miejsca jest sprawdzenie, czy znajduje się on w zasięgu naszych uczestników konferencji. Sprawdźmy dostępne rodzaje transportu i upewnijmy się, że będą mogli łatwo dotrzeć pociągiem, samochodem, samolotem lub komunikacją miejską. Ponadto powinniśmy wybrać miejsce z odpowiednim parkingiem, na wypadek, gdyby niektórzy goście zdecydowali się na podróż samochodem. Najlepiej zadać pytanie dotyczące preferencji dojazdu w formularzu rejestracyjnym lub ankiecie, przed zorganizowaniem wydarzenia. Wtedy mogli się lepiej dowiedzieć, czego możemy się spodziewać.

Idealne sale konferencyjne możemy znaleźć na  https://www.salebiznesowe.pl/

Znajdziemy wiele miejsc, które oferują zakwaterowanie lub zniżki na noclegi w pobliskich hotelach. Dzięki partnerstwom z hotelami, gospodarze konferencji zyskują przewagę konkurencyjną. Jeśli konferencja potrwa dłużej niż jeden dzień, znalezienie odpowiedniego zakwaterowania powinno być jednym z kluczowych zadań. Warto wybrać hotel, który może pomieścić wszystkich gości i odpowiednie możliwości.

To nie lada problem zarezerwować miejsce w wybranym terminie. Jeśli wybierzemy miejsce, w którym może odbywać się jednocześnie kilka wydarzeń, warto sprawdzić dostępność innych pomieszczeń w celu wyjaśnienia szczegółów, dotyczących dostępu do wspólnych obszarów i spodziewanego ruchu w danym miejscu.

Miejsce jest ważną częścią planowania konferencji. Powinniśmy brać pod uwagę koncepcję wydarzenia, a także preferencje swoich gości, sponsorów i delegatów. Zastanówmy się, czy pasują do naszej konferencji.

Musimy sprawdzić, jakie wyposażenie jest dostępne na miejscu. Czy znajduje się tam niezbędny sprzęt audiowizualny? Czy dostępny jest Internet?

Powinniśmy też zwrócić uwagę na koszty i obsługę. Przygotujmy się na rozciągnięcie budżetu, zmniejszając inne wydatki i negocjujmy cenę. Upewnijmy się, że istnieje wystarczająca liczba osób, odpowiedzialnych za obsługę gości na miejscu, rejestrację gości, wyżywienie, wsparcie techniczne i inne aspekty zarządzania konferencją.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *